Eine kleine Auswahl von Teilnehmerfragen bei unseren Schulungen zu Jira Software für Project Manager, mit Antworten.
| Wie richte ich ein Projekt ein? |
| # Create Project und dann eine Vorlage von Atlassian auswählen # Oder: Create Project und dann ein bestehendes Project als Vorlage auswählen Innerhalb von einem Jira Project: # Entweder pro Project ein einzelnes Jira Project anlegen # Oder: Einen Issue Type „Project“ anlegen und alle Aufgaben unterhalb von diesem Issue Type in einem einzigen Jira Project verwalten Des Weiteren: Notification Scheme so anpassen, dass ggf. nur eine Notification versendet wird: wenn ein User zum Assignee wird, bzw. nur an den neuen Assignee senden. Sonst bei keinem anderen Event. Browse Permission für jira-software-users entfernen und stattdessen konkrete Gruppen aus dem AD verwenden. |
| Wie plane ich in Jira? |
| *Bei Scrum-Projects* Im Backlog werden alle Aufgaben *vor* einer Umsetzung priorisiert. Was in der nächsten Zeitspanne passieren soll, steht oben. *Bei Kanban-Projects* # Entweder keine Planung, weil reaktionsgetrieben. # Oder nach Versions, mit einem geplanten Auslieferungsdatum und ggf. auch einem Start-Datum (Start idR. nicht definieren, sondern lieber so früh wie möglich, bzw. Team-Capacity). |
| Wann Kanban? |
| Zwei Einsatzgebiete: # Reaktionsgetrieben. Beispiel Support. Also keine Planung. Done wird nicht released und das Agile-Board wird so eingestellt, dass die Tickets nach einer definierten Zeit nicht mehr im Board angezeigt werden. # Mit Planung. Das ist der Fall, bei zeitbasierten Projekten, also anstatt Story-Points. Wichtig: Keine Issue-Fields für die zeitliche Planung verwenden, IMMER ! Fix-Versions. |
| Wann Scrum? |
| Scrum wird bei inhaltlich ungewissen Projekten eingesetzt, bzw. es wird eine kleine Zeitspanne gewählt, die sich wiederholt und in dieser Zeitspanne wird eine gewisse Definition von Inhalten und Aufwandsschätzung gelegt. Es muss, dies ist Definition, am Ende jeder Zeitspanne etwas Auslieferbares herauskommen. Inhaltlich ungewiss, weil die Inhalte dann nach jeder Zeitspanne neu für die nächste Zeitspanne definiert werden. Die Erfahrung einer jeder Zeitspanne kann die Priorisierung komplett von Spanne zu Spanne ändern. Fazit: Eine Planung über den Start einer aktuellen Zeitspanne hinweg ist nicht mehr Scrum. Story-Points machen nur dann Sinn und sind auch nur dann zu verwenden, wenn ein fest zusammengestelltes Team über viele Zeitspannen und ohne jede Störung an dem Project arbeitet. Vor jeder Zeitspanne (Sprint) wird der Aufwand in Story-Points geschätzt. Nach drei Monaten weiß man, dieses Team schafft pro Zeitspanne n Story-Points. Damit hat man die Velocity und kann für dieses Team Story-Points wieder in Zeit umrechnen. Story-Points sind ein psychologisches Ding. Es fällt Menschen oft leichter, Points statt Zeit zu schätzen. |
| Unterschiede zwischen Scrum und Kanban? |
| Grob definiert: * Kanban: Zeitbasiert, mit dem Fokus auf Versions. * Kanban: Oder: Reaktionsgetrieben, wie Support oder Human Resources, Bewerbungsmanagement * Scrum: Inhaltlich ungewisse Produkte, die mit schnellen Releases häufig ausgeliefert werden. Es setzt feste Teams voraus, die ungestört arbeiten können. |
| Wie vergebe ich Aufgaben? |
| Mehrere Möglichkeiten: * Auto-Assign nach Component * Auto-Assign nach Project-Lead * Post-Function: von ToDo nach „In Progress“: assign to current user * Sich selbst zuweisen, bzw. dem Team unzugewiesene Issues in der Spalte ToDo lassen, damit sich Mitarbeiter nach Interesse und tägliche Neigung die passenden Aufgaben selbst aussuchen können * Mit Planungswerkzeugen nach Team-Capacity |
| Kann ich Aufgaben in Abhängigkeit setzen? |
| Aufgaben können auf derselben Ebene verknüpft werden oder vertikal, wodurch eine Struktur entsteht. Verknüpfungen haben einen Typ, welcher im Standard-Jira rein informativ ist. Bei fortgeschrittener Konfiguration wird anhand diesem Typ bei Aktionen entschieden oder bei der Visualisierung wie dargestellt. Beispiele: # Oberhalb vom Typ Epic wird ein neuer Issue-Type „Project“ hinzugefügt, bspw. in einem eigenen Jira-Project. Es wird ein neuer Issue-Linking-Type erzeugt: Parent, „is parent of“, „is child of“. Diese Verknüpfung ist im Ergebnis vertikal und gibt somit eine Work-Breakdown-Structure vor. # Relates-to. Dieser Linking-Type ist in der Regel für Verknüpfungen auf derselben Ebene. |
| Kann ich Meilensteine setzen? |
| Im Standard sind die Auslieferungstermine einer Version die Meilensteine. Bei Add-ons, wie Structure, können darüber hinaus # Entweder normale Issues in Meilensteine per Mausklick umgewandelt werden # Oder ein Issue-Type Meilenstein wird definiert und in Structure als Meilenstein bekannt gemacht In Structure ist auch eine Verknüpfung, also ein zeitlicher Ablauf, von Versionen nach Meilensteinen möglich. |
| Kann ich eskalieren? |
| Zwei Eskalationen als Beispiel: # In einem Board mit Swimlanes eine „Fastlane“ mit JQL bauen. Kriterium zum Beispiel die Prio. # In einem Board mit der rechten Maustaste eine Karte klicken und „Flagging“ auswählen. Eine Filter Subscription mit allen relevanten flagged issues (also bspw. nach Project) erstellen und einmal morgens um 6.00 Uhr sich eine Liste aller flagged issues zusenden lassen. |
| Wo kann ich Stunden planen? |
| Im Screen das Feld „Time-Tracking“ hinzufügen. Dort kann eingetragen werden, bzw. damit wird angezeigt: * Original estimate * Remaining estimate * Logged work |
| History-Funktion |
| Jedes einzelne Issue hat in der Ansicht die Reiter, u.a.: * History (Feldänderungen, vorher, nachher) * Activity (Änderungen nach Tag, bzw. Zeit) Ansonsten kann eazyBI hier hervorragende Ergebnisse liefern und helfen, die Entwicklung über Monate zu betrachten und um Trends abzuleiten. eazyBI hat einen Scheduler, der bspw. einmal in der Nacht die Daten kopiert und für spätere Auswertungen bereithält. Also Snapshots. In der JQL gibt es das Wort „was“ (ist built-in), um bei historischen Ergebnisse Daten zu liefern. |
| Erinnerungsfunktion |
| Entweder über eine built-in, individuell konfigurierte Automation in Jira Service Desk, wo ein Ticket nach einer bestimmten Zeit in einen anderen Status verschoben wird und somit dann in der jeweiligen Queue auftaucht. Oder generell in Jira: Ein Custom Field „Follow-up“ anlegen, mit dem Type „Date-Picker“ und mit JQL Filter im Board, etc. die Aufmerksamkeit über eine Swimlane „Today“ auf diese Aufgaben lenken. |
| Gibt es Dashboards? |
| Es sind Dashboards möglich und es machen dabei verschiedene Dashboards nach Zielgruppen Sinn. Zum Beispiel: * Team * Middle-Management * Top-Management * … Bei einem Dashboard können mehrere Spalten erzeugt werden und einer Spalte 1-n Gadgets hinzugefügt. Ein Gadget kann eine Pivot-Tabelle sein, eine Liste, ein Diagramm, etc. Die Datenquelle von einem Gadget ist idR. ein Issue-Filter. |
| Wo kann ich einen Soll-/Ist-Abgleich durchführen? |
| Hier ist unbedingt eazyBI und/oder Structure mit Structure.Gantt zu empfehlen. Die Standardmittel reichen ggf. nicht für eine Gesamtbewertung aus. |
| Wo gibt es weitere Tipps im Internet? |
| https://www.atlassian.com/blog https://www.atlassian.com/blog/agile https://www.atlassian.com/project-management https://www.atlassian.com/agile/product-management |
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